做好科研项目档案管理的思考 ——以广东省第(2)
4 项目档案管理工作经验
在众多科研项目档案管理工作中,普遍存在以上几方面的问题,结合日常科研项目管理工作实际,笔者认为可以从以下几个方面提高档案意识,提升项目档案管理能力以及档案管理人员的业务水平。
4.1 领导重视是关键
领导重视是保证调查档案工作顺利实施的重要因素,直接影响档案工作人员的积极性,也是调查档案工作顺利推进的关键。领导作为管理者的角色,在调查档案管理工作中,负责统筹、组织和协调,应指定相对固定的有档案工作经验的人全程负责,保证档案负责人的工作时间。此外还需保障足够的档案工作经费,购买档案耗材,以及电脑和打印机等设备。
4.2 档案工作与调查任务管理同步实施
确保档案工作与专项管理“四同步”(同部署、同实施、同检查、同验收)是保证档案质量的决定性因素,能有效避免由于周期长,档案工作起步晚,造成大量文件材料没有及时归档以致丢失的情况发生。在调查任务开展初期,明确档案的收集整理职责,指定专人负责专项档案收集整理工作。在中期检查时同时检查文件材料的收集和整理情况;在调查实施过程中,及时收集产生的文件,注重鉴定和检查文件的齐全性、完整性和准确性;在调查任务验收前,完成档案立卷归档工作;在调查任务验收时同步验收档案,并及时将验收材料补充进相关案卷[2]。
4.3 重视调查档案业务培训和检查
调查任务涉及的区域广、参与人员多,档案基础差别大,调查档案的业务培训是顺利开展调查档案工作的技术保障。结合多年的项目档案工作经验,档案培训次数不少,但效果不佳,主要原因:一是参加培训的人员与实际负责档案整理工作的人员不一致。二是培训的形式单一。广东省在调查档案培训工作中,一方面创新档案培训模式,采取了理论知识和档案实操相结合,集中培训与个人培训相结合,现场观摩制作档案模版、现场讲解等形式进行培训,让档案人员最直观、最快速地掌握档案整理技能,提高了参加人员的兴趣,取得了较好效果。一方面要强调调查人员应参与档案业务培训,因为调查人员承担着文件材料的收集和积累的任务,档案的齐全性、完整性和有效性更多取决于调查人员对档案的理解,因此在调查任务实施之初,对调查人员进行档案意识培训,能最大程度保证档案的齐全、完整和有效;另一方面应注重检查,检查工作应贯彻调查全过程,及时发现问题及时改正,保证档案质量。
4.4 确保档案人员全程介入
确保档案人员全程介入调查工作开展全过程,首先,档案人员应全面掌握项目实施过程、调查方式、调查范围、涉及学科等,充分了解调查会产生什么类型的文件材料,在未来的档案管理中,哪个环节的文件材料容易丢失等。其次,档案人员应参与调查阶段性的总结会议,通过听取实施进展汇报情况,掌握调查实施阶段应产生的文件材料,为下一步的档案检查提供参考和依据。再次,档案人员经常督促调查人员及时收集和保管好有关文件材料,定期或不定期地检查文件材料的齐全性、完整性和有效性,有效避免“有文必档”“是档不归”的情况发生,对发现的问题提出整改的建议,要求相关人员及时地补充和改正。
小结
笔者从实际工作出发,通过全程参与广东省海洋经济调查档案管理工作,提出如何做好海洋科研项目档案管理工作的建议以及有效措施。调查档案管理工作的成功经验也将对广东省项目档案管理工作产生积极有效的影响,为完善广东省档案管理体系起到推动作用。未来笔者将持续、深入地开展档案管理体系研究,应用现代化档案管理技术,提升档案管理及服务水平,为推动我省及全国的档案事业快速发展做出贡献[3]。
[1]孙晓燕,王文玫,侯智洋.海洋科研专项档案管理工作的实践与思考[J].兰台世界,2016(22):149—151.
[2]孙晓燕,王文玫,侯智洋.海洋科研专项档案管理工作的实践与思考[J].兰台世界,2016(22):149—151.
[3]阎霜,李兵.浅谈测绘档案的管理和利用[J].测绘与空间地理信息,2010(3):245—247.
为全面、系统掌握我国海洋经济基本情况,完善我国海洋经济基础信息,系统掌握我国海洋经济基本情况,发现海洋经济发展中存在的问题,科学谋划海洋经济发展方向和目标,2012年12月,国务院批准开展第一次全国海洋经济调查工作。此次调查是在第一次全国海洋经济调查领导小组办公室的组织下,由各省级调查机构以及海区调查机构分别组织实施的,调查包括涉海单位清查、产业调查、专题调查和平台建设四项任务。广东省第一次全国海洋经济调查任务于2016年7月正式启动,广东省自然资源厅(原广东省海洋与渔业厅)具体承担,并负责广东省经济调查档案管理工作。1 调查档案的构成广东省第一次全国海洋经济调查历时三年,全省21个地级市119个区(县)完成了对51.63万家相关单位的调查,调查任务占全国底册单位总量的1/6,共4000余名调查指导员和调查员参与调查。通过调查,基本摸清了广东海洋经济家底,形成了3万家广东省涉海单位名录,形成报告类、数据集类、图集类、视频类、问题总结类、技术认定方法类成果近50项。广东省调查档案涉及广州、深圳、珠海、汕头、惠州、汕尾、东莞、中山、江门、阳江、湛江、茂名、潮州、揭阳14个沿海地级市,佛山、韶关、河源、梅州、肇庆、清远、云浮7个非沿海地级市调查机构在开展经济调查工作过程形成的记录。调查档案由海洋经济调查任务管理和实施过程中形成的有保存价值的各种载体的原始记录组成,包括管理类文件和成果类文件。管理类文件是在海洋经济调查任务实施过程中,对调查任务的组织、协调、监督、培训、检查、验收等工作中形成的文件。成果类文件是指在调查任务实施过程中获取的有价值的文件材料,包括各个调查阶段产生的调查表、质量控制文件、涉海单位名录、基础数据集、技术报告、工作报告、研究报告、基础数据汇编等文件材料[1]。此外还包括经济调查过程中形成的大量数码照片和实物等。2 调查档案的管理模式调查档案工作依据《广东省第一次全国海洋经济调查实施方案》相关要求,由广东省第一次全国海洋经济调查领导小组办公室(简称调查办)负责协调、指导、监督检查各市级调查机构开展档案资料收集和整理工作,并负责省级调查档案的整合、检查、验收和移交等工作。调查档案技术要求执行《第一次全国海洋经调查档案管理技术规范》。结合广东省调查任务组织实施的特点,广东省调查档案工作实行自上而下、集中统一的管理模式,采取省级—市级—区/县级—街道/乡镇逐级管理和向上汇集的方式,具体由各市级调查机构负责所辖市内调查档案的整合,并对所辖市内档案的齐全性、完整性、有效性和规范性等方面负责。然后由市级调查机构统一移交至省级调查机构,省级调查机构负责市级移交档案的质量把关以及省级层面的档案整合、质量审核和集中修改,最终以广东省为整体统一接受进馆档案验收,验收通过后统一移交中国海洋档案馆。3 调查档案工作的特点和难点3.1 涉及范围广、参加人员多经济调查涉及范围广、调查任务繁重,参与调查任务的人员数量庞大,据不完全统计,全省约有4000人参与了海洋经济调查工作。每个参加调查任务的工作人员在开展调查任务工作中都会产生相应的原始文件材料。例如,调查人员在开展调查任务过程中,会产生各种不同类型的原始调查表以及相关证明材料等,省、市级调查机构在检查和监督调查工作任务中会产生各种质控记录等 调查原始记录类型多、数量庞大调查任务分为涉海单位清查、产业调查和专题调查三个阶段内容。根据调查内容的不同,所形成的原始记录表格不同,主要有涉海单位清查表、产业调查表和专题调查表等。其中涉海单位清查表和产业调查表有近20余种,广东全省仅涉海单位清查表有约7万张,全国范围内的调查表可达数百万张。这些形式多样、数量庞大的调查表在多次核查工作中,形成大量的质量控制记录,调查原始记录和质量控制记录经过系统、规范地整理后,构成了调查档案的主要组成部分 调查档案工作的难点涉及区域如此广泛、参与人数如此之多、调查表类型如此复杂的调查任务,在历史科研项目中,实属罕见。因此在调查档案管理实施过程中,遇到了前所未有的困难和问题。一是科研项目档案管理工作经验不足;二是档案人员流动性较大、档案业务水平不高;三是档案管理工作滞后于调查工作;四是忽略对调查员的档案意识培训;五是选择档案服务公司较随意。这些客观存在的问题是影响档案管理工作顺利开展的主要因素。4 项目档案管理工作经验在众多科研项目档案管理工作中,普遍存在以上几方面的问题,结合日常科研项目管理工作实际,笔者认为可以从以下几个方面提高档案意识,提升项目档案管理能力以及档案管理人员的业务水平 领导重视是关键领导重视是保证调查档案工作顺利实施的重要因素,直接影响档案工作人员的积极性,也是调查档案工作顺利推进的关键。领导作为管理者的角色,在调查档案管理工作中,负责统筹、组织和协调,应指定相对固定的有档案工作经验的人全程负责,保证档案负责人的工作时间。此外还需保障足够的档案工作经费,购买档案耗材,以及电脑和打印机等设 档案工作与调查任务管理同步实施确保档案工作与专项管理“四同步”(同部署、同实施、同检查、同验收)是保证档案质量的决定性因素,能有效避免由于周期长,档案工作起步晚,造成大量文件材料没有及时归档以致丢失的情况发生。在调查任务开展初期,明确档案的收集整理职责,指定专人负责专项档案收集整理工作。在中期检查时同时检查文件材料的收集和整理情况;在调查实施过程中,及时收集产生的文件,注重鉴定和检查文件的齐全性、完整性和准确性;在调查任务验收前,完成档案立卷归档工作;在调查任务验收时同步验收档案,并及时将验收材料补充进相关案卷[2] 重视调查档案业务培训和检查调查任务涉及的区域广、参与人员多,档案基础差别大,调查档案的业务培训是顺利开展调查档案工作的技术保障。结合多年的项目档案工作经验,档案培训次数不少,但效果不佳,主要原因:一是参加培训的人员与实际负责档案整理工作的人员不一致。二是培训的形式单一。广东省在调查档案培训工作中,一方面创新档案培训模式,采取了理论知识和档案实操相结合,集中培训与个人培训相结合,现场观摩制作档案模版、现场讲解等形式进行培训,让档案人员最直观、最快速地掌握档案整理技能,提高了参加人员的兴趣,取得了较好效果。一方面要强调调查人员应参与档案业务培训,因为调查人员承担着文件材料的收集和积累的任务,档案的齐全性、完整性和有效性更多取决于调查人员对档案的理解,因此在调查任务实施之初,对调查人员进行档案意识培训,能最大程度保证档案的齐全、完整和有效;另一方面应注重检查,检查工作应贯彻调查全过程,及时发现问题及时改正,保证档案质量 确保档案人员全程介入确保档案人员全程介入调查工作开展全过程,首先,档案人员应全面掌握项目实施过程、调查方式、调查范围、涉及学科等,充分了解调查会产生什么类型的文件材料,在未来的档案管理中,哪个环节的文件材料容易丢失等。其次,档案人员应参与调查阶段性的总结会议,通过听取实施进展汇报情况,掌握调查实施阶段应产生的文件材料,为下一步的档案检查提供参考和依据。再次,档案人员经常督促调查人员及时收集和保管好有关文件材料,定期或不定期地检查文件材料的齐全性、完整性和有效性,有效避免“有文必档”“是档不归”的情况发生,对发现的问题提出整改的建议,要求相关人员及时地补充和改正。小结笔者从实际工作出发,通过全程参与广东省海洋经济调查档案管理工作,提出如何做好海洋科研项目档案管理工作的建议以及有效措施。调查档案管理工作的成功经验也将对广东省项目档案管理工作产生积极有效的影响,为完善广东省档案管理体系起到推动作用。未来笔者将持续、深入地开展档案管理体系研究,应用现代化档案管理技术,提升档案管理及服务水平,为推动我省及全国的档案事业快速发展做出贡献[3]。参考文献:[1]孙晓燕,王文玫,侯智洋.海洋科研专项档案管理工作的实践与思考[J].兰台世界,2016(22):149—151.[2]孙晓燕,王文玫,侯智洋.海洋科研专项档案管理工作的实践与思考[J].兰台世界,2016(22):149—151.[3]阎霜,李兵.浅谈测绘档案的管理和利用[J].测绘与空间地理信息,2010(3):245—247.
文章来源:《海洋工程》 网址: http://www.hygczz.cn/qikandaodu/2020/1228/491.html
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